随着通信以及互联网技术的飞速发展条件下，信息化技术的不断提升，工作中形成的电子文件日趋增多，如何充分利用现代技术升级传统的档案管理方式，完善档案管理，保存和管理好电子档案、以及将各种书面材料（书籍、手稿、照片等）电子化、进一步与存量巨大的移动影像及声音捕获片段相得益彰的整合，为公益项目管理人员提供更多的利用形式和内容，做好公益的见证和记录是公益组织档案管理面临的重要课题。
自2015年我会被评为 “内蒙古一级”档案管理就开始思考如何逐步开展档案由传统管理模式转变为信息化管理，实现档案的数字化利用。
档案数字化替代传统档案管理的先进性
增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，首先可以替代原件使用，保护档案原件；其次恢复的档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺的照片修复。
改善利用方式
首先，不在受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要他的人共享；其次数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以项目部为例，项目进展、付款都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为工作提供便利。与此同时，数字影像文件可以通过计算机局域专网提进行异地传输，使异地调阅成为可能；使用计算机调阅也不受时间、地点的限制，使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。
由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息共享中心。
提高经济效益
数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的的浪费和对文件的损伤。
由此可以说档案数字化、管理信息化必将成为新时代档案的主要存在形式。
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