这样的会，我好像是第一次听说，也是第一次参加。这样的会到底是很前卫还是很滞后呢？如果说是前卫，按照改革开放40多年计算，这个行业（编者注：公益慈善行业，后同）发展得这么好，没人提起档案的事，很滞后了。你要说是滞后，但在行业里看还是挺前沿的。我在行业里工作20多年了，第一次听说开档案方面的专题会，也是第一次参加。
我从小到大对档案都很热衷。小时候戴过的红领巾、戴过的校徽，我都保存着，这些都属于实物档案。档案工作无论从个人、家族，再到机构、国家，都存在重视或不重视的问题。档案工作，实际上是一个严谨的学科，是一个行业。
我们今天不讨论什么是档案、怎么去做档案。从实战且实用的角度看，档案就是两件事：它是历史记录，也是工具。
老一辈人总说，“历史会告诉你的”、“历史会证明一切的”……这个历史是什么？它就是“档案”。有了档案就有历史了，没有档案就没有历史，空口说的叫野史。
为什么档案又是工具呢？档案除了交流研究的功能，也是对工作的一种监督考核。比如，一个慈善项目做得好不好？什么时候开始？什么时候结束？效益怎么样？等等这一切问题，需要有一个从始至终的记录，考核时就很清楚。当下去看，档案作为工具是对工作的监督。再往后十年、二十年、上百年，它就是历史。
老牛基金会档案保管库内（图/老牛基金会） 老牛基金会为什么这么重视档案工作，而且走得比较前沿？因为我和牛根生先生都十分重视。 过去我在政府机关工作了十一年，每年都要整理档案，并按照规定时间移交到档案室。在政府机关工作过的人都很了解档案的重要性。但是没在政府体系里工作过的人，谁重视档案？相对较少。 我入职蒙牛以后，负责行政工作。那时候蒙牛还没有自己的办公楼，就租了一个小地方办公，没有档案室。我当时就想看看，这个企业说要做百年蒙牛，他们有没有保留历史？结果发现，每一个部门都有档案柜，都有兼职档案员每年花大量时间整理、管理档案。这对我触动很大。 后来蒙牛准备盖办公楼，在总裁办公会讨论设计方案的时候，我发现整个图纸上都没有档案室。我就提出，咱们好不容易盖一次办公大楼，怎么档案室都没有？这说明什么？说明不管是大楼设计人员也好，负责办公楼建筑的项目人员也好，他们是没有这个概念的。谁有概念？牛先生有概念，具体分管的我有概念。所以，管理者的理念和认识是最重要的。当管理者理念和认识没有到位，再有钱，再有地方，也做不起来档案工作。不过，档案工作一旦一段时间没有做，再去抢救去修补，能不能抢救回来就是另外一回事了。另外，我们还聘请了从政府机关退休下来的档案老师，来提升我们的档案意识和工作水平。所以，档案工作重要性的提升，首先是管理者理念的提升。 我也曾应洛克菲勒基金会邀请参观洛克菲勒档案中心。但第一次去参观的时间太短，不解渴。之后我又与牛先生去参观了一次。第二次看完，除了震撼，就是思考，我们能从中发现什么？我们觉得老牛基金会做档案管理工作，确实是太正确了，一定要把它做好，做下去。我们也曾专门请徐永光老师去指导。永光老师给了我们很大的鼓励和支持，让我们更加坚信要把这个事做下去。目前我们大概有10万多页纸质档案，2TB以上的电子档案，还有很多录音、照片、录像等声像档案以及一些实物档案。同时，也获得过一些档案管理方面的荣誉奖项。 其次，软硬件的条件也很重要。如果没有一定的资金和场地，意识再强也不好做。所以，主观上管理层要有理念意识，客观上还要具备一些软硬件。我看到，长青图书馆正在募集资金，整合资源。这很好，下一步老牛基金会也可以适当参与这方面的工作。 第三，我们这样一个行业，做这个事确实有困难，主要表现在资金上。一个小机构，不需要一下子、一年就建成一个档案室。可以每年拿出一点钱来做档案工作，逐渐就能成规模。场地问题也是，一下子有一个很大的场地也不现实。可以考虑我们在现有的场地上怎么实施？比如说最早我们基金会的档案室，同时也是一个小会议室，两种用途都可以。另外，如果没有专业档案工作人员，可以聘请一些退休人员作为志愿者支持档案工作。 老牛基金会档案室办公室（图/老牛基金会） 第四，档案工作有几个关键问题管理层要注意。档案资料的鉴定，到底什么是档案资料？哪些可以作为档案？哪些不可以？本来工作量大，资金少，空间有限，结果还把不需要作为档案资料的东西整理出来不少，把真正有用的东西丢掉了，这是不行的。传统上，大家对档案资料的认识就是文件、财务资料、人事资料，但现在我们不能再这么定义了。刚才我可喜地看到长青图书馆介绍工作，他们有电子档案、有实物档案等等，比较多元化。现在甚至手机的聊天记录，都可以作为很重要的档案保存了。过去蒙牛做档案工作，比如说蒙牛生产线上第一包牛奶的包装，就是很珍贵的历史档案。另外，包括LOGO的设计过程，设计的第一版、第二版，最后选择的这一版，整个过程都是很珍贵的档案。再比如，长青图书馆的这块牌子，以后搬家可能换新的，那么第一块牌子就很珍贵，这也是一件档案。所以，档案工作里，往往我们会忽略一些基础的资料，一些佐证的资料。比如说计划制定过程、核算的过程。所以，每个人每天的工作中都会产生档案，我们要把对于档案的认识，提到比较高的程度。 第五，现在很多机构人员流动性很大，会导致一些档案的流失，需要做好人员的交接工作和日常考核。比如某一个项目中，考核指标之一就是档案的归类。这样做就可以保证，这个项目完结了，档案也不会丢失。 而且，档案工作也要紧跟技术革命。老牛基金会一开始保存档案是铁皮柜，我们要根据序号去翻需要的档案。那么现在是什么柜呢？大家可能没见过，很先进。我们从电脑上一调，这个柜自动打开，就可以标准地取出那一件需要的档案了。过去档案室里，有一个温度计、一个湿度计就很不错了。现在，我们有专门的密集柜、防磁柜、消毒柜，可以做到纸质和数字化档案同步，尽可能做到恒定湿度和自动消毒。 老牛基金会档案保管库内（图/老牛基金会） 最后，我想说，留存行业历史这件事，一定要找很多的合作伙伴，整合资源，举全行业之力来做。要在全行业中推广关于档案工作的文化理念。只要大家都有了这个理念，有了这个认识，就好办了。比如现在做公益慈善，重点不是去传播做项目花了多少钱，而是传播公益文化、公益理念，只要全民族都有公益慈善的概念和理念，你何愁做不成功？何愁这个社会风气不正？
